Salah satu komponen penting dari hampir seluruh sertifikasi standarisasi adalah adanya dokumentasi untuk setiap aktivitas proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Namun demikian, proses pengendalian dokumen bukan sesuatu hal yang mudah, apalagi kalau dilakukan secara manual. Maka dibutuhkanlah suatu aplikasi sistem informasi yang dapat memfasilitasi proses pengendalian dokumen mulai dari dokumen di susun dalam bentuk draft, proses review dan koreksi, approval, distribusi dokumen serta kendali dokumennya ke pihak-pihak terkait.
Aplikasi Document Control Solution (DCS) adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk keperluan untuk sentralisasi manajemen dokumen antara lain dokumen manual, prosedur, instruksi kerja, form, rekaman dan sebagainya. Aplikasi ini di desain untuk mendukung proses kendali dokumen sesuai standar sertifikasi sistem manajemen. Karena aplikasi ini merupakan aplikasi web base sehingga dapat diakses dengan beragam perangkat seperti : PC, tablet, sepanjang perangkat tersebut memiliki browser chrome ataupun Mozilla. Dengan demikian user dapat melakukan proses review, koreksi, ataupun approval dimana saja dan kapan saja sehingga proses penyusunan dan penerbitan dokumen dari mulai draft hingga distribusi nanti bisa dilakukan secara online. Jadi tidak ada lagi bottle neck karena dokumen stuck di atas meja.
Delapan prinsip SOLUTION dan manfaat aplikasi DCS :
- Saving resources (penghematan sumber daya)
- Online system (sistem online)
- Less mistakes (mengurangi kesalahan)
- User friendly (mudah penggunaan)
- Time efficiency (efisiensi waktu)
- Improve performance (meningkatkan kinerja)
- On time distribution (distribusi dokumen tepat waktu)
- No use paper (tidak menggunkan kertas)
Fitur-fitur dalam aplikasi DCS :
- Pengelompokan pengguna
- Setting password pengguna
- Penomoran dokumen
- Upload dokumen informasi yang dipelihara
- Upload dokumen informasi yang disimpan
- Upload dokumen exsternal
- Distribusi dokumen
- Revisi, hapus, lihat dokumen
- Usulan dokumen baru atau perubahan
- Notifikasi distribusi atau usulan perubahan dokumen
Jika anda butuh informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami via telpon, WA, email atau melalui kontak web.
